ヒアリングで伺ったこと

歯科技工所の業務では、
歯型データと歯科医師からの指示書の両方が揃って初めて製作を開始できるという特徴があります。

近年、歯型については口腔内スキャナなどを用いたデジタルデータで受領する取引先が増えてきている一方で、
指示書については依然としてFAXでやり取りされるケースが多く、デジタルとアナログが混在した業務フローが続いていました。

その結果、

• ・歯型データと指示書を人手で突き合わせる必要がある
• ・どちらか一方が先に届くと、案件が滞留しやすい
• ・受領完了の連絡を個別に行う必要がある
• ・「届いているかどうか」の確認連絡が頻繁に発生する

といった、本来の技工業務以外の作業に多くの時間が割かれているという課題が明らかになりました。

bocciで考えた
アイデアと、ご提案

bocciでは、単純に「FAXをデジタル化する」のではなく、
業務の流れそのものを整理し、無理なく置き換えることを重視しました。

具体的には、

• ・すでにデータで受領できている歯型情報を、まずは専用システムで一元管理
• ・従来FAXで受け取っていた指示書については、オンラインで直接受け付ける形に変更
• ・歯型データと指示書を、同一案件としてシステム上で紐付け
• ・両方が揃ったタイミングをシステムが自動で判定

という段階的な仕組みを提案しました。

これにより、
人が目視で確認・突合・連絡していた作業を、仕組みとして自動化することを目指しました。

実際に開発したシステム

実際に開発した「システムU」では、歯科技工所の受注業務を以下のように整理・可視化しています。

• ・歯型データを案件単位で登録・管理
• ・取引先がオンラインで指示書を直接登録できる受付画面を実装
• ・歯型データと指示書を自動的に同一案件に紐付け
• ・管理画面から、現在の受注状況や未完了案件を一覧で把握可能

この仕組みにより、

• ・突合漏れや確認ミスの防止
• ・受領連絡の自動化による工数削減
• ・取引先からの問い合わせ削減
• ・担当者ごとの属人化の解消

を実現しました。

結果として、歯科技工所が本来注力すべき技工業務に集中できる環境を整えることができ、
現場の実務に即した、実用性の高い受注管理システムとして運用されています。